建設工程資料是在工程項目生命周期內所形成的各種真實記錄和反映建設活動的相關資料，做好工程資料歸集管理工作，對工程決（結）算、竣工驗收、后期運營管理及維護、審計檢查等都起著重要作用。近年來，在審計中發現，大多數建設單位普遍存在工程資料管理薄弱的問題，亟待引起重視。

一、存在的主要問題

1、工程資料歸集意識欠缺，基礎工作不扎實，影響工程資料的完整性

部分建設單位對工程資料歸集重視程度不夠，將工程檔案工作一并“外包”、“轉嫁”給代建、招標代理等單位，而作為應承擔主體責任的建設單位，在合同訂立時既沒有重視對各參建單位工程資料歸檔的約束，在項目實施中又疏于組織收集、整理、歸檔資料，造成工程資料歸集嚴重滯后，甚至有的建設單位在被檢查、被審計時，才臨時突擊找各參建單位收集資料，致使工程資料零散、無法收集齊全。

2、相關負責人員變動頻繁，前后銜接不到位，影響工程資料的連續性

工程建設項目周期長、時間跨度大，短則兩三年、長則十來年，有的建設單位的主要領導、分管領導、項目負責人、重要崗位人員流動性較大，又沒有嚴格執行工作交接制度，極易導致工程資料丟失和損壞。另外，有的單位存在“新官”難理“舊事”的現象，前后工作脫節，破壞了工作的連續性和系統性。

3、工程調整僅口頭變更，手續辦理不規范，影響工程資料的有效性

建設項目遇到客觀因素需要調整時，按照規定應到有關部門辦理調整手續，但由于工期要求緊、手續辦理復雜等原因，加上建設單位工程管理及造價控制意識淡薄，有時出現“口頭變更”建設內容、范圍、造價金額等，相關手續難以落實到位，最終無法形成書面形式的確認資料，往往對概算控制、工程決（結）算確認造成極大困難。

二、相關建議

1、增強歸檔意識，提高檔案管理水平

建設單位需重視工程資料歸檔工作，按照有關規定認真做好建設項目檔案工作。加強合同管理，在招投標及合同簽訂過程中，明確各參建單位的檔案整理、歸檔及移交等工作要求。同時，加強工程資料與工程進度同步管理，做到同部署、同實施、同驗收。

2、健全交接制度，確保工作有序推進

完善和健全工作交接制度，在人員調動、離職時及時辦理交接手續，明確交接人、接管人責任劃分，特別是工程中的重要事項、遺留問題要逐項“交”得清楚、“接”的明白，做到工作交接到位、檔案交接到位，確保工作銜接有序。同時，推行工程檔案數字化管理，便于資料利用與保管，防止資料丟失。

3、加強工程管理，嚴格執行審批流程

規范工程建設程序，加強設計變更及現場簽證管理，杜絕“口頭變更”、“口頭指令”的發生，發生重大變更后及時辦理相關手續，收集并整理設計變更、現場簽證、會議紀要等第一手原始資料，做好重要事項記錄是控制建設投資、確認工程造價的有效手段和措施。

陜西九江成建設工程有限公司